Manier van aanleveren rapporten

Elektronisch

Electronische verslagen zijn te lezen in het EPD en worden ook naar de electronische postbussen van de aanvrager in de EPD systemen van de ziekenhuizen GZA en ZNA gestuurd.

Bij voorkeur levert het labo gestructureerde rapporten aan die zich beperken tot de opsomming van de talrijke parameters en tumor specifieke kenmerken die volgens de internationale guidelines en lokale afspraken nodig zijn. Rapporten worden aangeleverd in PDF formaat en in TXT formaat. PDF formaat heeft een superieure lay-out tov het TXT formaat en het is aangewezen om dit te consulteren.

Indien een aanvragende arts ook een kopie aan een huisarts of collega wil laten versturen, dient hij deze duidelijk te vermelden op het aanvraagformulier.

Indien er bijkomend onderzoek in het laboratorium dient te gebeuren waardoor het besluit eventueel nog kan veranderen, wordt door de patholoog een voorlopig rapport opgeleverd met een voorlopig besluit. Dit onvolledig gevalideerd rapport geeft naast het besluit in rode letters weer dat het onvolledig is. Het voorlopig besluit kan nog significant wijzigen en is dus voorzichtig te interpreteren!

Er volgt op een voorlopig verslag steeds een definitief of volledig gevalideerd verslag en besluit. Indien het definitieve besluit erg afwijkt van het onvolledige besluit wordt de aanvrager hierover telefonisch gecontacteerd.

Enkel gevalideerde (volledig of onvolledig) verslagen zijn beschikbaar in EPD.

Bij onderzoek in onderaanneming wordt het resultaat en de naam van het uitvoerend laboratorium steeds vermeld in het verslag. De definitieve besluitvorming stoelt mee op deze bevindingen. Het rapport dat werd ontvangen van het extern laboratorium wordt ingescand en als bijlage mee aangeleverd met het pathologie rapport.

Telefonisch resultaten rapporteren

Resultaten worden telefonisch doorgebeld in de volgende situaties:

• Bij intra-operatief onderzoek (vriescoupe, dep preparaat, macroscopische beoordeling): bij voorkeur aan de chirurg (er wordt gevraagd om het spreek, schrijf en herhaalprincipe toe te passen).

• Bij een onverwacht resultaat met nadelige invloed voor de patiënt of levensbedreigende diagnose die behandelbaar is (“kritische diagnoses”): direct aan aanvrager.

• Bij een schriftelijke rapportering van een definitief besluit dat erg afwijkt van het voorlopig besluit.

• Op schriftelijk verzoek op het aanvraagformulier: aan de aanvrager.

• Op verzoek via e-mail of op mondeling/telefonisch verzoek van aanvragende/behandelende arts.

Onze secretariaatsmedewerkers geven enkel telefonisch resultaten door indien deze ‘volledig gevalideerd’ zijn om miscommunicatie te vermijden. Men kan ten alle tijden worden doorverbonden met de desbetreffende patholoog of deze contacteert op verzoek de aanvrager op een later tijdstip.

Doorgeven resultaat aan patiënt

Er worden geen resultaten mondeling of schriftelijk meegedeeld aan de patiënt zelf. Vaak gaat het om een ‘slechtnieuwsmelding’ die niet zonder potentiële psychische schade via de telefoon kan gebeuren of niet kan gekaderd worden naar de patiënt.

Om deze reden worden patiënten doorverwezen naar de behandelende arts. Aan de behandelende artsen wordt dan ook gevraagd om de patiënten niet te stimuleren om een resultaat telefonisch op te vragen en de patiënten hierover zo nodig in te lichten.

Indien de aanvrager schriftelijk toestemming geeft om een resultaat over te maken aan de patiënt, kan het verslag onder gesloten omslag worden bezorgd aan de patiënt.