Aanvraagformulieren
Elk staal of bijkomende aanvraag voor specifieke testen dient vergezeld te zijn van een juist en volledig ingevuld aanvraagformulier.
Aanvragen kunnen door het laboratorium geweigerd worden indien ze onvoldoende of onjuiste gegevens bevatten. Het labo brengt in dit geval de aanvrager onmiddellijk op de hoogte en het staal wordt, indien mogelijk, tussentijds optimaal bewaard.
Elektronisch orders voor interne aanvragers
Richtlijnen voor het plaatsen van elektronische orders zijn terug te vinden op het Digihuis en worden daar steeds op to date gehouden. Link naar HIX informatieportaal (link kopiëren en openen in citrix)
Indien problemen of vragen rond electronisch orders aanmaken kan je steeds contact opnemen met Dr. Sabine Declercq 0470/811 062 of het secretariaat 03 280 4815
Volgende gegevens zijn verplicht in te vullen op het aanvraagformulier en electronisch order
identificatie van de patiënt met als mimimum vereiste: naam, voornaam en geboortedatum. Gebruik bij voorkeur hiervoor een patiëntenklever met een opnamenummer (indien beschikbaar).
identificatie van de aanvragende arts met naam, voornaam, adresgegevens voor doorsturen resultaten, RIZIV-identificatienummer en de bijhorende handtekening (een elektronische handtekening is vooralsnog niet wettelijk).
datum van voorschrift.
datum en uur van afname.
aard van het te onderzoeken materiaal, de anatomische lokalisatie (orgaan, plaats in het orgaan, lateraliteit bij pare organen, ...) en duidelijk leesbare klinische inlichtingen.
Wanneer de aanvraag betrekking heeft op meer dan één recipiënt, moet de aanvrager de gegevens vermelden voor elk recipiënt, gebruik makend van een unieke nummering op de recipiënten die overeenkomt met de nummering op de aanvraag.
Verschillende ‘ingrepen’ worden bij voorkeur aangeleverd met aparte aanvragen om staalverwisseling te voorkomen. Bijvoorbeeld biopten verkregen bij gastroscopie en colonoscopie, bilaterale mastectomie….
tijdstip van fixatie en type fixatief.
type onderzoek indien dit specifiek moet uitgevoerd worden (histologie, cytologie, immuunhistochemie, moleculairdiagnostische analyse).
bij intra-operatief onderzoek (vriescoupe): contacttelefoonnummer OK of arts voor snelle communicatie
bekend besmettingsgevaar of bestralingsgevaar, zeker bij hoog risico infectieus agens (TBC, HIV, Hepatitis C,
covid-19, …). Bij bestralingsgevaar (bv. prostaatresectie na eerdere brachytherapie) moet vóór doorsturing naar het laboratorium de dienst fysica worden geraadpleegd door de aanvrager en moet dit gevaar duidelijk vermeld worden op het aanvraagformulier.eventuele kopie verslag aan collega’s, met volledige en correcte identificatie van deze collega.
Dringende onderzoeken
Het aanvraagformulier of electronisch order voorziet een apart aankruisvakje voor ‘dringende’ onderzoeken (Prior). Dan proberen we dit staal voorrang te geven in de technische doorwerking met respect voor de pre-analytische en analytische kwaliteit.
Indien de aanvrager op medische gronden een snellere doorlooptijd wenst, bv. bij levensbedreigende situaties, dan de standaard doorlooptijden, dan kan best vooraf telefonisch overlegd worden met het labo PA² om de doorlooptijd in functie van de vraagstelling te versnellen indien mogelijk.
Aldus kan de patholoog instructies geven voor de bewaring, transport en doorwerking van het weefsel zodat dit optimaal kan gebeuren in deze omstandigheden.
De aanvrager geeft steeds een telefoonnummer op via het aanvraagformulier waarop hij/zij bereikbaar is voor telefonische rapportering van het dringende resultaat.
Non-conformiteiten bij staalontvangst
Non-conformiteiten worden per aanvrager/staalnummer geregistreerd in het labo.
Wanneer het staal niet verwerkt kan worden of de aanvraag is wettelijk niet in orde, wordt de aanvrager onmiddellijk op de hoogte gebracht (via mail of telefonisch).
Een staal blijft ‘on hold’ staan wanneer er problemen zijn met de identificatie van de aanvraagformulieren en recipiënten waardoor geen ondubbelzinnige toewijzing van het staal aan patiënt mogelijk is.
Bij een non-conformiteit is het mogelijk dat de aanvraag met vertraging of niet behandeld kan worden. Door de vertraging wordt de pre-analytische fase sterk beïnvloed en kunnen we de kwaliteit van de onderzoeken niet meer garanderen.
Het gebruik van een ander fixatief dan in de richtlijnen aangewezen, kan de kwaliteit van een weefsel beïnvloeden, dit zal mee vermeld worden in het PA-verslag.
Wanneer een non-conformiteit wordt geregistreerd, wordt deze unieke ID-nummer vermeld in het rapport. Zie ‘overzicht van de verschillende non-conformiteiten’.